Друк документів – одна з найбільш непомітних, але постійних статей витрат у компанії. Картриджі, папір, обслуговування принтерів, ремонти – у підсумку це можуть бути десятки тисяч гривень на рік навіть для малого бізнесу. Витрати на друк можна зменшити на 30-60% без втрати якості роботи. Розберімо, як саме. 1. Основні джерела витрат на друк. Перед оптимізацією важливо розуміти, куди йдуть гроші: – витратні матеріали (тонер, чорнило, папір); – обслуговування та ремонти; – простої обладнання; – перевитрати через неправильні налаштування; – нераціональний друк співробітниками. 2. Топ-10 способів зменшити витрати на друк. 2.1. Використовуйте лазерні МФУ замість струменевих принтерів. 2.2. Для офісу лазерні пристрої завжди економічніші: – нижча собівартість сторінки; – більший ресурс картриджа; – менше поломок; – стабільніша якість. Економія: до 50% на сторінці друку. 2.3. Увімкніть економний режим друку. У більшості принтерів є режим економії тонера (Eco / Draft mode). Результат: – мінус 20-40% витрат тонера; – мінімальна втрата якості для внутрішніх документів. 2.4. Налаштуйте двосторонній друк за замовчуванням. Автоматичний duplex дозволяє: – скоротити споживання паперу вдвічі; – зменшити витрати на зберігання документів. 2.5. Централізуйте друк. Замість багатьох маленьких принтерів: – 1-2 продуктивних МФУ на офіс. Переваги: – менше витратних матеріалів; – простіше обслуговування; – дешевша підтримка. 2.6. Контролюйте обсяги друку. Впровадження систем контролю дозволяє: – бачити, хто і скільки друкує; – встановлювати ліміти; – зменшувати зловживання. Економія: 10-30% одразу. 2.7. Переходьте на електронний документообіг. PDF + електронний підпис = мінус папір + мінус друк. Особливо ефективно для: – рахунків; – договорів; – актів; – внутрішніх регламентів. 2.8. Використовуйте оригінальні або перевірені сумісні картриджі. Дешеві картриджі часто: – швидше закінчуються; – псують барабани; – збільшують витрати на ремонт. Дешево ≠ економно. 2.9. Регулярно обслуговуйте техніку. Профілактика дозволяє: – зменшити перевитрату тонера; – уникнути поломок; – продовжити ресурс обладнання. 2.10. Оптимізуйте парк друкувальної техніки. Аудит дозволяє: – прибрати зайві пристрої; – замінити неефективні моделі; – скоротити витрати на 20-40%. 2.11. Впровадьте правила друку для персоналу. Прості правила: – не друкувати листування; – попередній перегляд перед друком; – друк тільки фінальних версій документів. 3. Типові помилки, які збільшують витрати. 3.1. Купівля дешевих струменевих принтерів. 3.2. Відсутність контролю друку. 3.3. Розкидані по офісу дрібні принтери. 3.4. Друк усіх документів без потреби. Оптимізація друку – це один із найпростіших способів скоротити IT-витрати без шкоди для бізнес-процесів. Правильні налаштування, грамотний підбір техніки та базовий контроль дозволяють: – зменшити витрати на друк на 30-60% вже в перші місяці.